Så planerar ni butikens semesterbemanning

Problemet är inte att hitta folk. Det är upplärningen.

De flesta butikschefer beskriver semesterbemanning som ett tillgänglighetsproblem: finns det folk i juli? Men det verkliga problemet visar sig först när vikarien står på plats. En konsult som aldrig sett er butik behöver en halvtimme innan hen är produktiv. Är det en ny person varje vecka betalar ni den halvtimmen sju gånger, och er ordinarie personal gör upplärningen i stället för att jobba.

Räknar man på det blir slutsatsen tydlig: värdet ligger i att få samma konsulter genom hela perioden, inte i att få flest möjliga att välja mellan.

Boka i mars, inte i juni

Vår tillgång på konsulter är som störst i mars och april, innan sommarens uppdrag börjat fördelas. Bokar ni då kan vi göra tre saker som inte går senare:

• Förbereda ett team. Två till fyra konsulter som får samma introduktion och delar på passen i stället för sju olika personer.
• Lägga in en inkörningsdag. Ett pass i juni, medan er ordinarie personal fortfarande är på plats, är värt mer än tre pass i juli.
• Planera för kedjan. Behöver flera butiker i er kedja bemanning samtidigt kan vi fördela så att konsulterna hamnar där restiden fungerar.

Fyra saker att gå igenom innan ni bokar

Vilka avdelningar som faktiskt töms. Kassa löser sig oftast. Det som brukar bli akut är manuell disk, bageri och de personer som kan öppningsrutinen. Kartlägg vem som gör vad innan ni bokar, inte efteråt.

Vilka pass som är kritiska. Fredag eftermiddag och lördag förmiddag är en annan sak än tisdag klockan elva. Prioritera dem först.

Öppning och stängning. De momenten kräver mer än ett vanligt pass — larm, kassaavstämning, leveransmottagning. Antingen bemannar ni dem med samma återkommande konsult, eller så håller ni dem hos ordinarie personal.

Vem konsulten frågar efter. Under semestern är den vanliga kontaktpersonen ofta själv ledig. Utse en ersättare och skriv in namnet i bokningen.

Hur vi jobbar med det

När ni bokar semesterperioden hos oss lägger ni in passen dag för dag i bokningsformuläret — en rad per pass, med antal personer. Vi återkommer med vilka konsulter som täcker vilka veckor, och sätter en fast kontaktperson hos oss för hela perioden.

Behöver ni ändra under resans gång går det bra. Det är enklare att flytta ett pass i ett bokat schema än att fylla ett tomt.

Läs mer om butiksbemanning, eller ring 070-748 01 68 mellan 07 och 17 så går vi igenom er period.